Reto 2 · Automatización

Captura, normalización
e integración documental

Un fondo de empleados recibe solicitudes de crédito por varios canales. Cada solicitud llega con su expediente en PDF, Word, correo o imagen, y alguien lo digita a mano. Los datos vienen en formatos distintos, con nombres de producto inconsistentes y sin trazabilidad. Tu squad debe convertir ese desorden en un radicado limpio, validado e integrable.

Brecha 02 · BPO · ITO · KPO Automatización + OCR + normalización Datos 100 % simulados
Capturar→Inventariar→Transcribir→Normalizar→Validar→Integrar
El caso

Back office de créditos · Fondo de empleados

Servicontact opera el back office de un fondo de empleados. Este mes llegaron 100 solicitudes de crédito con 620 documentos de soporte en Drive. El analista revisa cada expediente, transcribe los datos, verifica que estén los documentos requeridos y compara contra las condiciones de cada tipo de crédito.

El proceso toma horas, los errores de digitación se propagan al radicado y no queda trazabilidad de qué documento soporta cada dato. Las solicitudes están repartidas en 10 lotes de 10: cada squad toma un lote distinto.

100Solicitudes en 10 lotes
620Documentos de soporte
4Tipos de crédito
2Archivos de entrada por lote

Documentos requeridos por expediente

Todos los créditosFormulario de solicitud · Comprobante de ingresos · Certificado laboral · Autorización de descuento por nómina · Identificación con foto
Libre inversiónDeclaración de propósito
EducativoRecibo de matrícula
CalamidadSoporte del gasto de calamidad
Compra de carteraCertificación de saldo de la obligación
La ruta del squad

Seis pasos para resolver el reto

Pueden reutilizar las habilidades (skills) que construimos el jueves: inventario documental, transcripción, normalización y calidad de datos.

1

Tomen su lote

Elijan el lote asignado a su squad y descarguen los dos archivos: la matriz de documentos y el radicado de solicitudes.

Captura
2

Inventario y legibilidad

¿Qué documentos tiene cada solicitud? ¿Coinciden con los requeridos para su tipo de crédito y con la cantidad de soportes reportada? ¿Hay archivos ilegibles?

Skill de inventario
3

Transcriban lo necesario

Abran los documentos de origen (columna url_base2) y extraigan los campos clave. Transcriban una sola vez para ahorrar tokens.

OCR con IA
4

Normalicen el radicado

Unifiquen fechas, montos, tipos de crédito, canales y estados en un mismo formato. Conserven el valor original al lado del normalizado.

Skill de normalización
5

Validen contra las condiciones

Crucen cada solicitud con la hoja de condiciones por tipo de crédito y marquen las que no cumplen o están incompletas.

Calidad de datos
6

Integren y automaticen

Entreguen el radicado limpio, un reporte de incidencias y un flujo que lo haga solo la próxima vez (Sapia, Make, n8n o el orquestador que prefieran).

Automatización
Paso 1

Generador de archivos de entrada

Cada lote trae sus 10 solicitudes con el enlace exacto de cada documento en Drive.

Cada squad trabaja un lote distinto de 10 solicitudes.

Repositorios del reto

Los documentos de origen y las condiciones de cada tipo de crédito están en Drive.

Solicitudes10
Documentos0
Variantes de tipo0
Formatos0
SolicitudTipo de crédito (original)Fecha / hora (original)Monto (original)EstadoCanalObservación

Los valores del radicado se muestran tal como llegaron de cada canal, con sus inconsistencias. Normalizarlos es parte del reto. Las columnas del taller (prioridad, tiempos, firma y resultado) vienen vacías para que el squad las complete.

Pasos 4 a 6

Formato de salida y prompt sugerido

Reglas del radicado normalizado

  • Fechas en formato AAAA-MM-DD y horas en HH:MM de 24 horas.
  • Montos como número entero en pesos colombianos, sin símbolos ni puntos.
  • Tipo de crédito, canal y estado tomados de una lista única de valores (catálogo).
  • Conservar siempre el valor original junto al normalizado, y el id_documento y la url_base2 del documento que soporta cada dato.
  • Completar las columnas del taller en el radicado: prioridad, tiempo de respuesta objetivo (días hábiles), fecha y hora de primera respuesta, revisión de firma y resultado de la prueba.
  • No modificar ni borrar los archivos de origen.
  • Marcar para revisión humana lo dudoso en lugar de corregirlo sin evidencia.
  • Salidas mínimas: radicado normalizado, reporte de incidencias (faltantes, ilegibles, inconsistencias, incumplimiento de condiciones) y el flujo automatizado.

Todos los datos y documentos son ficticios. Si prueban con documentos reales de su empresa, anonimícenlos antes de cargarlos a cualquier herramienta de IA.

Prompt para empezar (adjunten los dos CSV)

Actúa como especialista en automatización documental y calidad de datos para el back office de un fondo de empleados. Te adjunto dos archivos simulados de un paquete de 10 solicitudes de crédito: 1) matriz_documentos: documentos de cada solicitud con id_documento, tipo de documento, nombre de archivo, formato y enlace de origen (url_base2). 2) radicado_solicitudes: datos de registro tal como llegaron por cada canal, con columnas vacías que el taller debe completar. Documentos requeridos: todos los créditos exigen formulario de solicitud, comprobante de ingresos, certificado laboral, autorización de descuento por nómina e identificación con foto. Además: libre inversión → declaración de propósito; educativo → recibo de matrícula; calamidad → soporte del gasto; compra de cartera → certificación de saldo. Haz lo siguiente: 1. Inventario: por solicitud, lista los documentos presentes, los faltantes frente a los requeridos y si coinciden con la cantidad_soportes_reportada. 2. Normalización: genera un radicado limpio con fechas AAAA-MM-DD, horas HH:MM (24 h), montos como entero en pesos y catálogos únicos de tipo de crédito, canal y estado. Conserva el valor original al lado. 3. Validación: marca las solicitudes incompletas o que no cumplen las condiciones del tipo de crédito (te comparto la hoja de condiciones). 4. Reporte de incidencias: una tabla con solicitud, tipo de incidencia, detalle y acción sugerida. 5. Completa las columnas del taller: prioridad_asignada_por_taller, tiempo_respuesta_objetivo_habiles, revisión de firma y resultado_prueba, explicando el criterio. 6. Propón un flujo automatizado (paso a paso) para que este proceso se ejecute solo cada vez que llegue una solicitud. No inventes datos: si algo no se puede leer o verificar, márcalo para revisión humana. Antes de empezar, dime si entendiste la tarea.
Socialización

Lo que su squad debe mostrar al final

  • 1El problema: cuántas incidencias encontraron en su lote y de qué tipo.
  • 2La solución: cómo inventariaron, transcribieron y normalizaron (herramientas, skills, prompts).
  • 3El resultado: el radicado limpio, el reporte de incidencias y el flujo funcionando.
  • 4El siguiente paso: qué harían para conectarlo al sistema real del fondo.
Agenda sugerida

Cómo repartir el tiempo

15 minLeer el caso, descargar el lote y repartir roles.
25 minInventario, legibilidad y transcripción.
35 minNormalización, validación y flujo automatizado.
10 minPreparar la socialización.

Al terminar, compartan el radicado, el reporte y capturas del flujo en el grupo de WhatsApp del Bootcamp.